Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC

Tra cứu hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán để kiểm tra tính minh bạch, hợp pháp, chính xác của các thông tin trên hóa đơn. Dưới đây là 2 cách doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn.

Cách 1: Tra cứu hóa đơn trên trang web hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/ 

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn… rồi ấn ”tìm kiếm”.

Lưu ý: 

• Chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… .Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.
• Ký hiệu hóa đơn bỏ chữ số 1, chỉ lấy các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: C22TYY.
• Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.
• Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.
• Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiện thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu.

Nếu nhận được kết quả thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.

Nếu kết quả nhận được là ”không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác, anh/chị liên hệ bên bán để kiểm tra.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống phần mềm EasyInvoice

Doanh nghiệp dễ dàng tra cưu thông tin hóa đơn trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice.

Bước 1: Truy cập https://tracuu.easyinvoice.vn/

Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin còn thiếu như: tên doanh nghiệp, mã số thuế… và nhấn ”tìm kiếm”.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin hóa đơn.

Tương tự như cách tra cứu hóa đơn trên website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, trang web tra cứu hóa đơn điện tử EasyInvoice cũng trả về 2 kết quả: tồn tại thông tin hóa đơn hoặc không tồn tại hóa đơn.

Nếu kết quả trả về là tồn tại thông tin hóa đơn, tức là hóa đơn đã hợp lệ. Và nếu kết quả trả về là không tồn tại thông tin hóa đơn, doanh nghiệp kiểm tra lại thông tin đã nhập và liên hệ cho bên bán nếu kết quả tìm kiếm không thay đổi.